5 wskazówek, jak wykorzystać Asanę w codziennej pracy

Realizacja złożonego projektu często bywa czasochłonna, co powoduje pomijanie innych czynności. Proces ten można jednak usprawnić, dzięki dedykowanym narzędziom do pracy biurowej. Efektywne zarządzanie sprzyja efektywności i realizacji pełnego planu zadań.

Czym jest Asana? 

Asana to narzędzie, które pozwala optymalizować pracę na podstawie realizacji poszczególnych zadań. Zadaniem programu jest maksymalne uproszczenie projektów. Dzięki temu ich organizacja ma być szybsza i postępować sukcesywnie. Reguła mniejszych kroków znajduje zastosowanie zarówno w środowisku korporacyjnym, jak i w mniejszych firmach.  

5 najważniejszych kroków, jak ułatwić sobie codzienną pracę 

Asana oferuje wiele funkcjonalności, które można przedstawić za pomocą pięciu kluczowych etapów działania. 

Wyznaczanie priorytetowych zadań 

Realizując poboczne punkty łatwo się zagubić. W efekcie zabierają one zbyt dużo czasu, co z kolei nie sprzyja wydajności. Priorytetyzacja służy temu, aby nie pominąć żadnej kluczowej czynności w ciągu dnia. To funkcja przydatna przede wszystkim z perspektywy początkujących użytkowników programu.

Więcej o Asanie znajdziesz na: https://leadership-center.pl/blog/asana-co-to-za-narzedzie/

Przekształcanie notatek w wykonalne zadania

Częstym błędem, który jest popełniany w trakcie tworzenia indywidualnej listy zadań, jest zamieszczanie zbyt dużej liczby informacji. Wysycenie danymi uniemożliwia skupienie się na najważniejszych punktach planu, co z kolei obniża efektywność poszczególnych działań. W efekcie prowadzi do tego, że niektóre zadania mogą umknąć uwadze w trakcie dnia i przez to nie zostać wykonane. Asana pomaga w rozdzielaniu poszczególnych zadań, notatek i mniejszych celów. 

Dzielnie zadań na mniejsze punkty

W pracy biurowej często pomijane są bardziej złożone i czasochłonne czynności. Pracownicy mają również tendencje do przekładania ich na później. Rozwiązaniem może być oferowane przez Asanę dzielenie zadań na konkretne czynności. Pozwoli to oszacować faktyczną ilość pracy, która jest potrzebna to zrealizowania konkretnego punktu w planie. Narzędzie to pozwoli nie tylko rozdzielić projekt w perspektywie jednego dnia, ale również tygodnia. Dzięki temu w każdym dniu wykonany zostanie jeden krok, który sukcesywnie przybliża do osiągnięcia celu.

Główne i poboczne listy 

Aby lista zadań była bardziej czytelna, warto podzielić ją na kilka mniejszych. Najczęściej każda inicjatywa wymaga odrębnego działania. Przykładowo, jedną można wykorzystać do określania kluczowych czynności, drugą do zadań, które mogą zostać wykonane w „wolnym czasie” (np. pomiędzy briefingami). To inicjatywa, która sprawdzi się również w pracy zespołowej. 

Grupowanie podobnych zadań

Gdy konkretne czynności wymagają użycia danego narzędzia lub skorzystania z konkretnego urządzenia, łatwiej je pogrupować. Wówczas szacunkowo mniej czasu zostanie poświęcone na ich realizację, pozwalając na efektowniejsze działania. 

Kluczowe ramy danego projektu powinny łatwo dostępne, ale nie mogą zajmować zbędnego miejsca na głównej liście. To znacząco ułatwia planowanie długoterminowe. Warto w tym celu wykorzystywać dedykowane narzędzia, wspomagające proces planowania oraz realizacji zadań.