Krajowy System e-Faktur. Wszystko, co musisz wiedzieć przed wdrożeniem

Jedną z kwestii, jakie w ostatnich miesiącach dość mocno zajmują przedsiębiorców, jest Krajowy System e-Faktur. Choć wciąż dobrowolne, rozwiązanie to ma być docelowo wprowadzone we wszystkich firmach. Do czego służy i co trzeba o nim jeszcze wiedzieć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą elektroniczną powstałą z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Służy do generowania, przetwarzania i odbierania faktur standaryzowanych. Wszystkie dokumenty są w formacie XML i mają unikatowy numer. Jednym z kluczowych celów KSeF jest uszczelnienie wpływów z podatku VAT i ułatwienie przeprowadzenie kontroli. Jednocześnie narzędzie wiąże się z pewnymi korzyściami dla przedsiębiorców.

KSeF – jakie korzyści daje wdrożenie w firmie?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia procesy związane z fakturowaniem. Ma to kilka kluczowych zalet. Przede wszystkim procesy księgowe są automatyzowane, tym samym czas i koszty są mniejsze. Eliminuje się obieg faktur w wersji papierowej. To z kolei nie tylko sprzyja trosce o środowisko, ale również zwiększa bezpieczeństwo. Wygenerowane faktury od razu trafiają do adresata, można więc szybciej wyegzekwować należności i poprawić płynność finansową. Ponieważ administratorzy KSeF przejmują na siebie obowiązek archiwizowania dokumentów, firma nie musi organizować archiwum, ani zastanawiać się, które dokumenty trzeba jeszcze przechowywać. Atutem jest także zachowanie porządku. Wszystkie faktury są w jednym miejscu i łatwo można je przejrzeć. Dodatkowym benefitem dla użytkowników jest możliwość uzyskania szybszego zwrotu podatku VAT.

Kiedy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?

Przedsiębiorstwa mogą korzystać z KSeF już od stycznia 2022 r., data obowiązkowego wdrożenia kilkukrotnie się zmieniała. Nadal trwają prace nad udoskonalaniem tego rozwiązania. Według aktualnych ustaleń od lutego 2026 r. do korzystania zobowiązani będą przedsiębiorcy, których obrót z roku 2025 przekroczy 200 mln zł. Pozostałe firmy mają obowiązek wdrożenia od kwietnia 2026 r.

Jak korzystać z KSeF?

Przede wszystkim przed wdrożeniem trzeba się upewnić, że oprogramowanie księgowe, z jakiego korzysta firma, jest przystosowane do tego, by je zintegrować z platformą KSeF. Wbrew pozorom nie zawsze jest to możliwe, dlatego część firm będzie zmuszona szukać innego rozwiązania. Problemu tego nie ma przy systemach ERP. Można je integrować z wieloma systemami informatycznymi, w tym właśnie z Krajowym Systemem e-Faktur.

Samo użytkowanie platformy nie jest skomplikowane. W przypadku korzystania z systemu ERP wystarczy zalogować się do systemu, wystawić fakturę, następnie zatwierdzić i wysłać do KSeF za pomocą wbudowanej funkcji. Kiedy dokument będzie wysłany, dostaniemy unikalny numer faktury ustrukturyzowanej, a klient będzie już dostępny u klienta. Równie proste jest to w przypadku pobierania faktur. Wystarczy, że określimy, z jakiego okresu chcemy pobrać dokumenty lub wybrać konkretny dokument do zapisania na dysku.