Czym jest i od kiedy obowiązuje KSeF?

W dobie cyfryzacji i postępującej informatyzacji wielu dziedzin gospodarki, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi istotny krok w modernizacji procesów finansowych i administracyjnych. Zmiany są na tyle skomplikowane, że warto rozpocząć przygotowania do nich już teraz. Jak powinno wyglądać wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwach i od kiedy ten proces ma stać się obowiązkowy?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kompleksowy system elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. Jego głównym celem jest zredukowanie biurokracji, ułatwienie procesu fakturowania oraz przyspieszenie rozliczeń między przedsiębiorstwami.

System został stworzony w odpowiedzi na dynamiczny rozwój technologii oraz potrzebę usprawnienia tradycyjnych, papierowych procesów fakturowania. Śmiało można powiedzieć, że KSeF jest integralną częścią strategii rozwoju Polski na rzecz cyfryzacji gospodarki.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Po udanych etapach pilotażowych Krajowy System e-Faktur ma zostać oficjalnie wdrożony na szeroką skalę. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania się przedsiębiorstw do nowych przepisów i przechodzenia na elektroniczny sposób wystawiania faktur.

Co istotne, 19 stycznia 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło, że termin obowiązkowego wprowadzenia Krajowego Systemu e-Fakturowania (KSeF) zostanie przesunięty. Nie wiadomo więc dokładnie, od kiedy jego stosowanie będzie obligatoryjne. Można się spodziewać, że termin ten nastąpi najwcześniej z dniem 1 stycznia 2025 roku.

Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie KSeF ma przynieść liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej. Co się do nich zalicza?

1.  Oszczędność czasu i kosztów – przejście na elektroniczne fakturowanie pozwala na zautomatyzowanie wielu procesów, co skutkuje oszczędnością czasu i redukcją kosztów związanych z tradycyjnymi, papierowymi fakturami.
2.  Zwiększona przejrzystość – KSeF wprowadza większą przejrzystość i kontrolę nad procesem fakturowania. Dzięki elektronicznemu śledzeniu dokumentów, przedsiębiorstwa mają pełny wgląd w historię transakcji, co ułatwia zarządzanie finansami.
3.  Zgodność z międzynarodowymi standardami – Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany z myślą o zgodności z międzynarodowymi standardami fakturowania elektronicznego. To umożliwia polskim firmom łatwiejszą współpracę z partnerami zagranicznymi, eliminując bariery związane z różnicami w systemach fakturowania.
4.  Wsparcie dla zrównoważonego rozwoju – redukcja zużycia papieru i wprowadzenie efektywniejszych procesów wpisuje się w dążenia Polski do zrównoważonego rozwoju. KSeF jest zatem nie tylko narzędziem cyfrowej transformacji, ale również krokiem w kierunku bardziej ekologicznego sposobu prowadzenia biznesu.

Wyzwania i perspektywy rozwoju

Niektóre przedsiębiorstwa mogą napotykać trudności w dostosowaniu się do nowego systemu, a także konieczności wdrożenia odpowiednich technologii. Właśnie dlatego kluczowe jest wsparcie doświadczonego partnera, który przygotuje plan wdrożenia KSeF w danej firmie.

Taka usługa obejmuje m.in. przygotowanie zmian w procesach i procedurach wewnętrznych firmy oraz przeprowadzenie testów systemu informatycznego do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. To zatem pewność, że cały proces zostanie przeprowadzony poprawnie i zgodnie z prawem.