Poznaj korzyści płynące z wdrożenia systemu KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to platforma, która od 1 kwietnia 2026 roku stanie się obowiązującym standardem na terenie całego kraju dla wszystkich przedsiębiorców. Warto więc już teraz dowiedzieć się, czym jest, jak działa oraz jak przebiega wdrożenie KSeF w firmie.

Czym jest system KSeF i jak działa?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur. Za pomocą systemu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zamieszczonych w e-fakturach.

Po wprowadzeniu danych do KSeF każda faktura otrzyma swój unikatowy numer identyfikujący, a następnie zostanie zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana jako wystawiona i doręczona w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Ujednolicenie standardu obrotu e-fakturami ma przede wszystkim na celu usprawnienie systemu podatkowego. Pozwoli na efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych oraz ograniczenie działań przestępczych i nadużyć podatkowych. Nie są to jednak jedyne zalety z wdrożenia KSeF.

Główne korzyści z wdrożenia KSeF dla firm

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorców. Oto najważniejsze z nich:

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 na 45 dni,
• uproszczenie obiegu dokumentacji oraz możliwość jej pobrania z bazy ministerstwa,
• brak opłat za archiwum dokumentacji papierowej,
• brak obowiązku przechowywania faktur i ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat,
• brak obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur na żądanie organów podatkowych,
• brak obowiązku dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury,
• brak obowiązku dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawieniu faktury korygującej.

Wdrożenie KSeF do firm przyniesie też wymierne korzyści w codziennym trybie pracy, w postaci:

• braku ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury,
• mniejsze ryzyko wystąpienia błędów w fakturach,
• pewność dostarczenia faktury do odbiorcy,
• ułatwienie oraz przyspieszenie rozliczeń i księgowania,
• automatyzacja procesów fakturowania.

Jak przebiega proces wdrożenia KSeF w firmie?

Wdrożenie KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych firmy, w szczególności oprogramowania księgowego. Proces wprowadzenia KSeF w firmie obejmuje:

1. Analizę potrzeb firmy
2. Przygotowanie techniczne
3. Integrację z istniejącymi systemami ERP
4. Szkolenie pracowników
5. Testowanie i optymalizację

W celu ułatwienia całego procesu, Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Nieodzowne jest profesjonalne wsparcie techniczne, dlatego do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur warto nawiązać współpracę z firmą zajmującą się tego typu usługami, jak na przykład NMI ERP, której specjalnością są wdrożenia systemów dla biznesu.

Przyszłość fakturowania – dlaczego warto wdrożyć KSeF już dziś?

Chociaż póki co korzystanie z KSeF w firmach jest dobrowolne, jak najszybsze jego wdrożenie pozwoli firmie zyskać przewagę konkurencyjną i wcześniej dostosować się do nadchodzących zmian prawnych. Przykładem może być oszczędność czasu obsługi faktur oraz ich zautomatyzowanie.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur już teraz zwiększa bezpieczeństwo przechowywania faktur. KsEF przechowuje faktury w swoich zasobach przez 10 lat i uniemożliwia ich zgubienie, zniszczenie czy dostanie się w niepowołane ręce. Warto więc już wcześniej pomyśleć o wdrożeniu KSeF. Jeżeli chcesz uzyskać w tej kwestii profesjonalne wsparcie, sprawdź ofertę Microsoft Business Central firmy NMI ERP.