Trudne rozmowy menedżerskie. Jak mądrze rozstać się z pracownikiem?

Można powiedzieć, że firmę poznaje się nie tylko po tym, jak wita pracowników, ale także jak ich żegna. A szefa zespołu po tym, jak rozmawia z pracownikami, szczególnie w trudnych chwilach. Działania EB (employer brandingowe) będą mniej skuteczne, gdy zapomnimy w nich o offboardingu. A obraz szefa w oczach zwalnianego pracownika mało korzystny, jeżeli nie potrafi dobrze zakończyć współpracy.

W obecnej sytuacji umiejętność prowadzenia rozmów na temat zwolnień jest szczególnie potrzebna. Stan pandemii wpływa na kondycję wielu firm, właściciele podejmują decyzję o redukcji zatrudnienia. Potwierdzają to wyniki badań rynku pracy. Wśród podstawowych strategii przetrwania kryzysu związane go z COVID-19 w przedsiębiorstwach zwolnienia pracowników, obok obniżki płac i świadczeń postojowych, należą do najczęściej stosowanych.

Tymczasem rozmowa z pracownikiem, w trakcie której należy zakomunikować mu decyzję o zakończeniu współpracy należy do jednej z najtrudniejszych w pracy menedżerów. Reakcje pracownika, który dowiaduje się o tym, że za chwilę będzie bez pracy czasami są trudne do przewidzenia. Kinomani z pewnością doskonale pamiętają film „W chmurach”, w których George Clooney „zawodowo” zwalnia pracowników. Oczywiście życie to nie film, ale do rozstania z pracownikiem należy się przygotować. Bez względu na sposób zachowania zwalnianego pracownika, to menedżer w największym stopniu jest odpowiedzialny za przebieg spotkania.

Prowadzenia rozmów zwalniających można się nauczyć.

Do skutecznego komunikowania pracownikowi zakończenie współpracy potrzebny jest zestaw określonych kompetencji menedżerskich, na które składają się m.in.:

• wiedza, jak przygotować się do rozmowy, jakie etapy uwzględnić, czego robić nie wolno
• umiejętność przeprowadzenia rozmowy, reagowania na sytuacje trudne
• dojrzała postawa, czyli zaangażowanie w rozmowę, zarządzanie własnymi emocjami, „poukładanie w głowie” kto i za co jest odpowiedzialny przy rozstawaniu się z pracownikiem.

Co w takim razie robić? Istnieje kilka zasad rozmowy ze zwalnianym pracownikiem, których przestrzeganie pomaga poprowadzić ją skutecznie, minimalizując koszty emocjonalne każdej ze stron.

Bądź przygotowany do spotkania.

W pracy menedżera spotkanie goni spotkanie i prawdopodobnie na część z nich wchodzi się „ z biegu”, czasami nawet nie znając jego agendy. Rozmowa o zakończeniu współpracy to jednak wyjątkowe spotkanie, na które należy się dobrze przygotować. Bardzo merytorycznie. Co to oznacza?

Ważne jest zebranie wszystkich niezbędnych informacji dotyczących aspektów formalnych związanych ze zwolnieniem konkretnego pracownika. Po pierwsze, potrzebna jest znajomość aktualnych przepisów prawa pracy. To ważne, szczególnie w obecnej sytuacji COVID-19, gdy zmiany zachodzą w ekspresowym tempie, także związane z obsługą kadrową pracowników. Po drugie, należy dokładnie wiedzieć, jaka jest sytuacja zwalnianego pracownika.

Jakie informacje zebrać przed rozmową z pracownikiem?

• jaka umowa łączy go z firmą (cywilna, czy umowa o pracę)
• na jakich zasadach rozwiązujemy z nim umowę
• czy będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy (szczególnie ważne przy kluczowych stanowiskach)
• czy przysługuje mu odprawa
• ile będzie trwał okres wypowiedzenia
• czy w umowie jest zapis o zakazie konkurencji
• czy nie zalega z pożyczkami zaciągniętymi w zakładzie pracy
• co z dostępem do bazy danych firmowych, sprzętem firmowym, jakim dysponuje pracownik
• kto przejmie jego obowiązki i kiedy?

Ta wiedza pomoże Ci w dwojaki sposób. Pracownik na wieść o zwolnieniu prawdopodobnie zacznie zadawać pytania. Tych pytań może być dużo, czasami bardzo szczegółowych. Im więcej wątpliwości zostanie wyjaśnionych w trakcie rozmowy, tym lepiej. Pracownik, mimo dużego stresu, będzie wiedział,  „na czym stoi” wychodząc ze spotkania. Menedżer, dzięki dobremu przygotowaniu wszystkich informacji nie zostanie zaskoczony pytaniami, co pozwoli zapanować nad własnymi emocjami w tej sytuacji. I, co ważne, zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami byłego pracownika wynikającymi z nieprawidłowego rozwiązania stosunku pracy.

Zaplanuj spotkanie.

Niektórzy mogą powiedzieć, że wcześniejsze umówienie spotkania niesie ryzyko „ucieczki” pracownika na zwolnienie lekarskie, które będzie przedłużał. Zachęcam jednak do budowania na każdym kroku otwartości komunikacji, przejrzystości i zaufania w relacjach. Jaki wizerunek i autorytet szefa można zbudować zaskakując pracownika rozmową o zwolnieniu?

Na kiedy umówić rozmowę z pracownikiem? Nie ma jednego, najlepszego terminu. Patrząc na skutki zwolnienia dla atmosfery w zespole, koniec tygodnia wiąże się ze stosunkowo najmniejszym zamieszaniem w całej firmie. Zwolnienie przeprowadzone w piątek po południu może zminimalizować plotki, rozprężenie, oburzenie, współczucie i wiele innych niekorzystnych emocji i reakcji.

Należy przy tym pamiętać o formalnej stronie tej sytuacji. Zwolnienie powinno zostać wręczone na koniec miesiąca, aby okres wypowiedzenia objął pełny miesiąc kalendarzowy. Wręczenie dokumentu zbyt późno spowoduje, że o cały miesiąc wydłuży się okres zatrudnienia naszego pracownika.

Planowanie spotkania to także zadbanie o wszystkie niezbędne do przeprowadzenia zwolnienia dokumenty.

O czym pamiętać na etapie planowania rozmowy z pracownikiem?

• Wyznacz/zgłoś się do osoby, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie całości dokumentów związanych z zakończeniem stosunku pracy. Jeśli to ty masz zrobić, pamiętaj o komplecie niezbędnych dokumentów.
• Ustal sposobu wręczenia dokumentu wypowiedzenia – kto, gdzie, kiedy.
• Pamiętaj, że dokument wypowiedzenia musi spełniać wszystkie wymogi formalne. Powinien mieć formę pisemną z podpisem odręcznym lub podpisem kwalifikowanym (w przypadku elektronicznej wysyłki).
• Sprawdź, czy posiadasz odpowiednie pełnomocnictwa do podpisania dokumentu rozwiązującego stosunek pracy.
• Jeżeli wręczasz wypowiedzenia osobiście – zaproś na spotkanie osobę trzecią – świadka – na wypadek jakichkolwiek wątpliwości.
• Świadek wypowiedzenia musi mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracownika! RODO jest bezwzględne.

Zadbaj o swoje emocje.

Rozmowa o zakończeniu współpracy niesie ze sobą stres obu stron. U menedżera stres może wywoływać naturalną reakcję „walka-ucieczka”. Jej skutki doświadczyło wielu zwalnianych pracowników. Od wyręczania się osobami trzecimi – informowania o zwolnieniu pracownika przez osobę z działu kadr, czy HR po szybkie przekazanie dokumentów i szorstkie zachowanie w stosunku do zwalnianego, z koncentracją na jego niedociągnięciach, bez podziękowania i kulturalnego pożegnania.

Jako przełożony zwalnianego pracownika i gospodarz spotkania to przede wszystkim ty jesteś odpowiedzialny za zarządzanie emocjami. Jeśli rozmowa będzie dla ciebie trudna (a zakładam, że dla wielu szefów jest) odpowiedz sobie m.in. na pytania:

• dlaczego to robisz?
• jakie czynniki przemawiają za zwolnieniem pracownika?
• na ile masz wpływ na zmianę decyzji o zwolnieniu?
• co jest w zasięgu twojej kontroli w trakcie spotkania z pracownikiem?
• jak możesz przygotować się do rozmowy?

Przeprowadź rozmowę z pracownikiem.

Gotowy? Teraz nadchodzi ten najważniejszy moment, gdy spotykasz się z pracownikiem, aby zakomunikować mu trudną decyzję. Czym się kierować?

1. Weź na siebie ciężar przeprowadzenia rozmowy.

W trakcie spotkania decyzję o zwolnieniu pracownika powinien komunikować bezpośredni przełożony. Pokusa wyręczenia się świadkiem spotkania, na przykład osobą z działu HR, która dodatkowo o przepisach prawa pracy wie więcej, niż ty może być duża. Ale to ty szefie znasz swojego pracownika i jesteś odpowiedzialny za zarządzanie, także na etapie rozstania. To ty najlepiej wiesz, w jaki sposób rozmawiać, aby pracownik czuł, że spotkanie przebiega w atmosferze szacunku.

2. Rozpocznij od przedstawienia pracownikowi celu spotkania.

Ważne jest, aby już na początku rozmowy pracownik usłyszał, w jakim celu zorganizowano spotkanie. Mów krótko i rzeczowo. Wszelkie długie wstępy, dygresje mogą jedynie pogorszyć sytuację. Pamiętaj o wyjaśnieniu obecności dodatkowej osoby na spotkaniu i jej roli.

3. Podaj powody zwolnienia.

Wyjaśnij, dlaczego kończysz współpracę ze swoim pracownikiem. Odwołuj się do faktów. W obecnej sytuacji COVID-19 głównym powodem zwolnień jest obniżenie kosztów, za którą idzie redukcja zatrudnienia. To nie jest wystarczający powód, jaki przedstawimy pracownikowi! Taki komunikat może uruchomić u pracownika reakcję „dlaczego ja?”, gdy większość osób z zespołu nadal ma pracę. Odwołaj się do dodatkowych przyczyn, kryteriów według których podjąłeś decyzję o zwolnieniu właśnie tego pracownika. Mów jasno i szczegółowo, tak aby pracownik nie miał wątpliwości.

4. Przedstaw pracownikowi warunki zwolnienia.

I to jest ten moment, w których przygotowanie przed spotkaniem dokumenty i zebrane informacje formalne są przekazywane pracownikowi. Jeśli towarzyszy ci na spotkaniu osoba zajmująca się sprawami kadrowymi w firmie, to ona może wziąć na siebie tę część rozmowy. Wyjaśnij pracownikowi wszystkie kwestie prawne, formalne związane ze zwolnieniem.

5. Daj czas na zadawanie pytań.

Upewnij się, że odpowiedziałeś na wszystkie pytania i wątpliwości pracownika. Nie klucz, nie dawaj złudnych nadziei na zmianę decyzji, gdy zwalniany pracownik pyta o to. Stanowczo, ale z życzliwością odpowiadaj na pytania i reaguj na prośby pracownika. Nie daj się wciągać w negocjacje.

6. Pożegnaj pracownika.

Podziękuj swojemu pracownikowi za współpracę. Wystrzegaj się dawania dobrych rad. To jedna z barier komunikacyjnych, która potęguje emocje. Bo z perspektywy pracownika co ty możesz wiedzieć o jego sytuacji, o przyszłości? Masz pracę, a on właśnie ją stracił.

7. Zadbaj o komunikację z zespołem.

Pamiętaj, że rozstanie się z pracownikiem ma wpływ na członków zespołu. Gdy zwolnienia dotyczą większej liczby pracowników, odbija się to szerokim echem w całej firmie. W psychologii istnieje pojęcie „syndromu ocalonego” . Wprowadzone do opisu zachowań ludzi po przeżyciu traumy, pojawia się także w środowisku pracy. Towarzyszy mu lęk, brak zaufania do kadry kierowniczej oraz nadmierna koncentracja na tym, kiedy zwolnienie dotknie także mnie. Co więcej, efektem może być spadek motywacji i pogorszenie wyników pracy. Aby mu zapobiec konieczna jest transparentna komunikacja w firmie, także dotycząca zwolnień.

Szefie, pamiętaj o tym

Ludzka pamięć działa w określony, schematyczny sposób. To, co pierwsze i to co ostanie zwykle pamiętamy najlepiej (zgodnie z efektem pierwszeństwa i świeżości). Ale długo, a czasami na całe życie zachowujemy w pamięci to, co dla nas szczególnie ważne, wyróżniające się. A zwolnienie z pracy, szczególnie gdy wkładaliśmy w nią dużo serca i zaangażowania, to z pewnością bardzo ważny moment naszego życia. Szefie, pamiętaj o tym.

Autor: Sylwia Szymańska

Więcej artykułów dotyczących zarządzania znajdziesz w naszej strefie wiedzy https://www.kobietyebiznesu.pl/strefawiedzy/

Przeczytaj też jak można być szczęśliwym w pracy https://www.kobietyebiznesu.pl/czy-mozna-byc-szczesliwym-w-pracy/