E-faktura obowiązkowa dla firm. Nowe przepisy wkrótce

Obecnie system KSeF jest jeszcze dobrowolny, jednak zbliża się termin, w którym faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe dla większości firm. Im szybciej rozpoczniemy przygotowania do nieuchronnych zmian, tym większa pewność, że ze wszystkim zdążymy na czas. Dowiedz się, czym są e-faktury, co muszą zawierać i w jaki sposób je wystawiać.

Czym jest e-Faktura?

Jak podaje Krajowy System e-Faktur (KSeF), e-Faktura to nic innego, jak faktura wystawiana w formie elektronicznej i zapisana w ustrukturyzowanym formacie XLM. Korzyścią z wykorzystania standardowego formatu jest możliwość odczytania dokumentu przez dowolne systemy komputerowe. Standard ten określa także dane, jakie widnieć mają na fakturze ustrukturyzowanej. Przepisy, które niebawem wejdą w życie, obligują przedsiębiorców do wystawiania faktur za pośrednictwem systemu KSeF, który w sposób automatyczny nadawał im będzie numer identyfikacyjny.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych – od kiedy?

Wdrożenie e-fakturowania stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku (od 1 stycznie 2025 dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT). Z założenia powszechne wykorzystanie KSeF ma usprawnić procesy księgowe, a także przyspieszyć wymianę danych pomiędzy kontrahentami czy skrócić czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT. Pod względem zawartości faktury ustrukturyzowane nie będą różnić się od tradycyjnych dokumentów określonych ustawą o VAT. Wzór e-Faktury został sporządzony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów.

Wdrożenie e-Faktur w przedsiębiorstwie

System KSeF ma przyspieszyć digitalizację przedsiębiorstw prywatnych i sektora publicznego. Na czym więc polegać ma proces wystawiania e-Faktur? Wymaga on zintegrowania oprogramowania kadrowo-płacowego firmy z Krajowym System e-Faktur, w którym dokumenty – automatycznie po ich wystawieniu – zostaną zarejestrowane i otrzymywać będą numery identyfikacyjne. Aktualnie na rynku dostawców rozwiązań paperless znaleźć można już narzędzia, dzięki którym wdrożenie e-fakturowania może okazać się niezwykle proste.

Platforma eFaktura Lite + KSeF

Odpowiednie oprogramowanie to podstawa dla poprawnego wdrożenia e-fakturowania w firmie. Systemem zgodnym z wymogami polskiego prawa, który jednocześnie cechuje się wysoką funkcjonalnością w zakresie e-Faktur, jest platforma eFaktura Lite + KSEF. Pozwala ona nie tylko na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, lecz także na ich edytowanie, przesyłanie, archiwizowanie i monitorowanie ich statusów. Narzędzie to oferuje również takie możliwości, jak:

• wystawianie dokumentów biznesowych (zamówień, korekt, not korygujących),
• przechowywanie całej dokumentacji w jednym miejscu,
• zarządzanie przepływem e-Faktur i innych dokumentów,
• przechowywanie danych kontrahentów w jednym miejscu,
• zdalny dostęp do pełnej dokumentacji firmowej,
• przyspieszenie obsługi zamówień.

Korzyści systemu eFaktura Lite + KSeF

Korzystanie z systemu wymiany dokumentów cyfrowych, spełniającego wymogi prawne, usprawnia proces zarządzenia e-dokumentacją, upraszczając jednocześnie wystawianie e-Faktur. Niezwykle wygodna okazuje się być możliwość zalogowania się do platformy z wybranego miejsca (także spoza biura), by w dowolnym momencie móc uzyskać dostęp do pełnej dokumentacji firmowej