Jak stworzyć idealny webinar? 10 porad od ClickMeeting

Chcesz zwiększyć sprzedaż i dotrzeć do nowych odbiorców? Wprowadziłaś nowy produkt i szukasz sposobu na dobre zaprezentowanie jego funkcji? A może Twoim celem jest podziękowanie dotychczasowym klientom za ich lojalność i utrwalenie relacji? Wszystkie te cele osiągniesz wykorzystując webinary.

W artykule o webinar marketingu podpowiadaliśmy, jak możesz wykorzystać webinary do tworzenia bazy klientów i zaprezentowania nowej usługi oraz do podtrzymania relacji z obecnymi odbiorcami, a tym samym – do zwiększenia sprzedaży. W tym materiale pokażemy, że stworzenie idealnego webinaru jest w zasięgu ręki.

Od czego zacząć?

Ok, jesteś zdecydowana, żeby wypróbować ten kanał kontaktu z obecnymi i potencjalnymi klientami. Co jest Ci potrzebne? Zacznijmy od sprzętu. Kamerka zamontowana w Twoim laptopie na początek wystarczy. Nie musisz inwestować też w mikrofon (w tej roli znakomicie sprawdzi się standardowy zestaw słuchawkowy) czy nawet lampę pierścieniową – w tym wypadku wystarczy lampka na biurko. Ważne jest jednak to, jak korzystasz z dostępnego sprzętu. 

Mamy dla Ciebie trzy proste wskazówki:

• Zadbaj o oświetlenie: dobrze nasłonecznione okno czy zwykła lampka ustawiona za kamerą pozwolą na oświetlenie Twojej twarzy i zagwarantują zdecydowanie wyższą jakość.
• Dobierz odpowiednią barwę światła: jeżeli w pomieszczeniu korzystasz z kilku różnych źródeł światła, upewnij się, że emitują taką samą barwę.
• Usiądź w odpowiedniej odległości: aby dobrze prezentować się w kadrze, staraj się zachować optymalną odległość od kamery. Najlepszy efekt pozwoli uzyskać dystans wyciągniętej ręki.

Mam sprzęt. Co dalej?

Teraz ważne jest to, gdzie go ustawisz. Najwygodniej będzie umieścić go na biurku. Przed startem wydarzenia przekonaj się, jak wygląda ustawienie Twojej przestrzeni biurowej. Sprawdź, czy źródło światła, o którym pisaliśmy wyżej, jest ustawione za laptopem oraz czy Twoje otoczenie pozwoli Ci w wygodny sposób poprowadzić wydarzenie.

Teraz jeszcze raz ogarnij wzrokiem przestrzeń i spójrz, co znajduje się za Twoimi plecami. Ten właśnie obraz będą widzieli uczestnicy. Bałagan należy uprzątnąć, a nad odpowiednim ustawieniem regału z dobrą literaturą warto się zastanowić. Dlaczego? Bo nie chcesz rozpraszać potencjalnych klientów. Mają podążać za treściami prezentowanymi w trakcie wydarzenia, a nie zastanawiać się, jakie książki czytasz. Neutralna czysta ściana to najlepsza opcja.

Mam sprzęt, mam uporządkowaną przestrzeń. Co dalej?

Czas wybrać platformę, na której odbędzie się wydarzenie. Czym warto się kierować podczas wyboru? Weź pod uwagę względy bezpieczeństwa. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej w 2022 roku przez ClickMeeting, dla ponad 90% użytkowników kluczowe znaczenie zyskuje ochrona prywatności przy wyborze narzędzia do komunikacji online.

Liczą się również narzędzia, z których będziesz korzystać podczas spotkania. Pamiętaj, że interaktywność i wzbudzenie zaangażowania wśród uczestników przekłada się na to, jak odbierają webinar. Im większa aktywność uczestników, tym więcej informacji wynoszą i zapamiętują. Tym samym wyżej oceniają stworzone przez Ciebie wydarzenie.

Wybrałaś platformę? Naucz się z niej korzystać

Sprawdź, jakie narzędzia oferuje platforma. Pamiętaj, że interaktywność jest ważna, więc: 

• Dowiedz się, jak stworzyć ankiety, 
• Zaplanuj przerywnik, może to być np. śmieszny filmik, 
• Zobacz, jak działa sesja Q&A oraz czat.

Dobrze przygotowany webinar to taki, który wciągnie uczestników. Zastosuj narzędzia, które ich zaktywizują. Dobrze przygotowany prowadzący radzi sobie natomiast z kwestiami technicznymi, w związku z tym poświęć czas na szczegółowe zapoznanie się z platformą i płynne poruszanie się w niej.

Masz sprzęt, masz platformę? Przygotuj webinar!

Przygotuj scenariusz wydarzenia, prezentację, pliki, którymi będziesz chciała się podzielić, oraz interaktywne przerywniki. Wybierz sposoby komunikacji z uczestnikami podczas webinaru. Warto tu pomyśleć o:

Przećwicz swoje wystąpienie, najlepiej przejdź je na sucho w pokoju webinarowym. Sprawdzisz dzięki temu, czy o niczym nie zapomniałaś, czy opanowałaś narzędzie i mieścisz się w zakładanym czasie. Ponadto, obniżysz poziom stresu.

Jeśli jesteś gotowa pod względem merytorycznym, wybierz datę i godzinę webinaru i nie zapomnij zaprosić swoich uczestników. Wysyłkę zaproszeń i reminderów możesz zautomatyzować.

Zaczynamy!

Zaczynasz wydarzenie. Co należy zrobić? Przywitać się, podziękować za przybycie, uprzedzić o nagrywaniu wydarzenia. To ważne! Nagrywaj, ale zawsze uprzedź o tym uczestników. Nagrania możesz wykorzystać do promocji lub ustawienia kolejnego wydarzenia już w formie webinaru automatycznego. Natomiast dzięki poinformowaniu uczestników o tym, że wydarzenie jest nagrywane, unikniesz potencjalnych problemów związanych z bezprawnym wykorzystaniem wizerunku uczestników.

Ok, wydarzenie trwa. Wszystko przebiega po Twojej myśli. I wówczas zupełnie niespodziewanie dzieje się coś, czego nie przewidziałaś w scenariuszu. Co to może być? Na przykład sąsiad z wiertarką, natarczywy kurier dobijający się do drzwi czy dziecko, które chce usiąść na kolanach mamy. Sytuacje, do których przygotować się nie da, można mnożyć i mnożyć. Co wtedy? Przeproś, rozwiąż problem i działaj dalej. Jeżeli Ty nie skupisz uwagi na problemie, uczestnicy też odwrócą od niego uwagę. Robi tak 70% prezenterów:

Na powyższe sytuacje nie masz wpływu. Te, na które masz wpływ, a które mogą zakłócać wydarzenie, rozwiązuj na bieżąco. Co może wpływać negatywnie na odbiór webinaru przez uczestników, a co możesz od rękiwyeliminować:

Checklista dla prezentera

Chcesz mieć pewność, że pomyślałaś o wszystkim i nic Ci nie umknęło? Sprawdź, o czym należy pamiętać przed webinarem, co jest ważne w trakcie trwania wydarzenia oraz o elementach niezbędnych po jego zakończeniu. 

Ułatwieniem będzie checklista dla organizatora umieszczona w poradniku Webinar idealny. 10 rad dla prezentera. Pamiętaj, webinar idealny istnieje! I stworzenie go jest w zasięgu Twojej ręki. To proste! Wystarczy przyswoić kilka zasad. Nie zapomnij także o sprawdzeniu ich w praktyce. W ClickMeeting możesz skorzystać z bezpłatnego, w pełni funkcjonalnego okresu próbnego.

Źrodło: Materiał Partnera ClickMeeting